Podczas zamówień na usługi utrzymania czystości, zamawiający mogą napotkać wiele specyficznych wyzwań, które bez odpowiedniej wiedzy mogą prowadzić do poważnych problemów. Od błędów w specyfikacji, przez zwiększone koszty, aż po niską jakość usług – wyzwania te mogą znacząco wpłynąć na efektywność i zadowolenie z wykonanych prac. W drugiej części naszego artykułu przyjrzymy się bliżej tym wyzwaniom oraz omówimy, jak praktyczne zastosowanie dialogu technicznego może pomóc w ich przezwyciężeniu, zapewniając precyzyjne określenie wymagań, ocenę potencjalnych wykonawców oraz lepsze planowanie budżetu. Dowiedz się, jak dzięki dialogowi technicznemu można uniknąć typowych pułapek i osiągnąć wysoką jakość świadczonych usług.

Wyzwania związane z zamówieniem usług utrzymania czystości

Zamówienia na usługi utrzymania czystości niosą ze sobą specyficzne wyzwania. Bez odpowiedniej wiedzy zamawiający może napotkać problemy takie jak:

• Błędy w specyfikacji zamówienia: zbyt ogólne lub nieprecyzyjne wymagania mogą prowadzić do nieporozumień i niezadowolenia z wykonanych usług. Dla mnie niezmiennie królem pozostaje zawarty w zamówieniu opis maszyny, który brzmiał “taka duża, na której się siedzi”. Chyba mogę to pozostawić bez komentarza. Przykładem standardu może być też niejasne określenie standardów czystości czy częstotliwości sprzątania. Częstotliwość na poziomie 1 raz w miesiącu może bezpośrednio prowadzić do tego, że interwał pomiędzy usługami będzie raczej 2-miesięczny, a brak określenia efektu czynności pozostawi ogromną dowolność w kontekście interpretacji zapisu.
• Zwiększone koszty: błędy w zamówieniu mogą prowadzić do konieczności zamówienia dodatkowych prac lub korekt, co generuje nieprzewidziane koszty. Na przykład, brak uwzględnienia specyficznych potrzeb obiektu, takich jak sprzątanie pomieszczeń o wysokim standardzie higieny, może wymagać późniejszych, kosztownych interwencji.
• Niska jakość usług: niedoprecyzowane wymagania mogą skutkować wyborem wykonawcy, który nie jest w stanie spełnić oczekiwań zamawiającego, co wpływa na jakość świadczonych usług.

Praktyczne zastosowanie dialogu technicznego

Przykładem praktycznego zastosowania dialogu technicznego może być sytuacja, gdy facility manager dużego biurowca lub wielu obiektów, planuje zamówienie na usługi utrzymania czystości. Przeprowadzenie dialogu technicznego pozwali mu na:

• Ocenę potencjalnych wykonawców: facility manager może zaprosić do dialogu kilku dostawców usług i ekspertów rynku, aby dowiedzieć się więcej o ich ofertach, technologiach i metodach pracy. Miejmy jednak na uwadze, by wśród ekspertów znajdowali się rekomendowani lub reprezentujący takie niezależne organizacje branżowe jak PRFM (Polska Rada Facility Management) lub PIGC (Polska Izba Gospodarcza Czystości).
• Precyzyjne określenie wymagań: dzięki informacjom uzyskanym w dialogu technicznym, manager może dokładnie określić wymagania dotyczące sprzętu, środków czystości oraz standardów higieny, które następnie zostaną zapisane w zapytaniu ofertowym.
• Lepsze planowanie budżetu: znajomość rynku i dostępnych rozwiązań pozwala na realistyczne oszacowanie kosztów usług i uniknięcie niespodziewanych wydatków.

Podsumowując, dialog techniczny jest narzędziem, które gdy jest odpowiednio zastosowane, przynosi liczne korzyści zarówno w zamówieniach publicznych, jak i komercyjnych. Dla facility managera oznacza to lepszą jakość usług, optymalizację kosztów oraz zadowolenie z realizacji zamówienia przez profesjonalnego wykonawcę usługi. Mimo iż jednym z jej konsekwencji jest wydłużenie całego procesu o kolejny etap, to warto rozważyć jej wdrożenie, mając na uwadze ciągłe zmiany na rynku, inflację, wzrost kosztów i rozwój technologii.Masz pytania dot. dialogu technicznego? Pisz na info@cleanmode.plPierwszą część tego artykułu znajdziesz tutaj.