Wśród aktualnych trendów biurowych jednym tchem wymieniane są takie hasła jak dostosowanie przestrzeni do pracy hybrydowej, zrównoważony rozwój czy inkluzywność. Implementacja tych elementów w nowej siedzibie stanowi wyzwanie, zwłaszcza w kontekście obecnej sytuacji makroekonomicznej. Pracodawcy chcą przyciągać pracowników do biur jednocześnie optymalizując rosnące koszty.

Jak wskazuje najnowszy „Przewodnik po kosztach wykończenia biura 2024” dla regionu EMEA przygotowany przez międzynarodową firmę doradczą Cushamn & Wakefield, wykończenie biura „all-in”* w średnim standardzie w Warszawie to koszt rzędu 1250 euro za mkw. – to kwota porównywalna do Pragi czy Budapesztu, ale nawet 2 razy mniejsza niż w Londynie i Hamburgu. Eksperci Cushman & Wakefield dokładnie omawiają trendy i koszty pomagając firmom wybrać rozwiązania najlepiej pasujące do ich kultury organizacji, przynoszące długoterminowe korzyści.Wysokość budżetów związanych z wykończeniem biura nieoderwalnie powiązana jest z otoczeniem makroekonomicznym danego kraju. Ostatnie lata przyzwyczaiły firmy do dużej dynamiki zmian. Druga połowa roku 2023 przyniosła wyczekiwaną stabilizację cen energii i materiałów budowlanych, które to w 2022 roku notowały duże wzrosty. Jednak obecnie istotnymi czynnikami wpływającymi na koszty są zakłócenia w łańcuchach dostaw, wyższe koszty robocizny i transportu oraz efekty wysokiej inflacji.Patrząc na średnie koszty wykończenia biur w regionie EMEA eksperci Cushamn & Wakefield przeanalizowali 43 kluczowe miasta. Sprawdzili też, jak rozkładają się główne składowe budżetów czyli np. w Warszawie koszty fit-out stanowią 63% całości, mebli 15%, wyposażenia przestrzeni w IT 12% i robocizny 10%. W Budapeszcie koszty mebli pochłaniają o 10% budżetu więcej, ale za to dużo mniej trzeba przeznaczyć na usługi profesjonalistów, bo tylko 6% wszystkich środków. W Hamburgu dużą część budżetu trzeba przeznaczyć na meble czy sprzęt IT, co przekłada się z pewnością na szukanie większych oszczędności w obszarze fit-out.

"Niestabilna sytuacja gospodarcza sprawia, że optymalizacja budżetów stała się jednym z istotniejszych elementów zarządzania. Niemniej jednak potrzeba rozwoju i wdrażania innowacji nie zmniejszyła się, a wręcz wiele procesów zostało przyśpieszonych. Korporacje wyznaczają sobie ambitne cele społeczne, środowiskowe, sprawdzają różne modele współpracy, a jednocześnie chcą wspierać integrację i różnorodność. Biuro ma kluczowe znaczenie dla wielu z tych procesów transformacyjnych, z coraz większym naciskiem na jakość" mówi Andrew Frizell, Head of Project & Development Services, Cushman & Wakefield.

Znaczenie biura definiowane na nowo

Eksperci Cushamn & Wakefield sprawdzili jakie korzyści z biura widzą obecnie pracownicy. Najwięcej osób, bo aż 65% badanych, odpowiedziało, że jest to miejsce sprzyjające nawiązywaniu relacji międzyludzkich, ale równie wysoko znalazły się takie pozycje jak miejsce sprzyjające skupieniu i pozwalające utrzymać energię na odpowiednim poziomie. Około 50% respondentów wskazywało także na takie zalety jak zachowanie równowagi między życiem prywatnym a zawodowym oraz wellbeing. Ponadto, biuro dla niektórych pracowników nadal zapewnia lepszy dostęp do narzędzi i zasobów. Te aspekty determinują zmiany sposobu myślenia o wyposażeniu przestrzeni biurowej i doświadczeniach jakie ma oferować miejsce pracy.

"Zmieniające się znaczenie biura jest analizowane poprzez pryzmat jego roli w nawiązywaniu relacji międzyludzkich oraz harmonizacji życia zawodowego i prywatnego. Przestrzeń biurowa musi być atrakcyjna, aby zachęcać pracowników do regularnego korzystania z niej. Wybór odpowiedniego budynku, wyposażonego w nowoczesne rozwiązania, które ułatwią zadbanie o aspekty związane z ESG, a także który będzie położony w dobrze skomunikowanej lokalizacji – to ważny element realizacji strategii środowiska pracy i zarządzania zmianą w organizacji. W planowaniu przestrzeni coraz większy nacisk kładzie się na obszary poprawiające dobrostan pracowników i adaptacyjność powierzchni pod różnorodne ich potrzeby. Zarówno psychologia środowiskowa, jak i różnorodność czy inkluzywność stają się coraz istotniejsze w projektowaniu biur, odzwierciedlając rosnące oczekiwania wobec środowiska pracy" wyjaśnia Mariola Bitner, Head of Workplace Strategy, Cushman & Wakefield.

Na drodze do zeroemisyjności

Rynek intensyfikuje działania w obszarze zrównoważonego rozwoju. Według Science Based Targets Initiative (SBTI), ponad 7000 firm podejmuje inicjatywy w zakresie przeciwdziałania zmianom klimatu, z czego 99% firm, które wyznaczyły cele Net Zero, rozpoczęło ten proces po 2022 roku. Dodatkowo, firmy z sektora real estate coraz częściej certyfikują posiadane nieruchomowści w globalnie uznawanych systemach takich jak BREEAM LEED, WELL czy Fitwel. Kryteria tych systemów są natomiast sukcesywnie dostosowywane do zmieniających się regulacji międzynarodowych, co wspiera proces budowania zrównoważonych praktyk w biznesie.Oceny wielokryterialne nie ograniczają się oczywiście jedynie do aspektów związanych ze zmniejszaniem emisyjności. Na zrównoważony charakter budynku, który weryfikowany jest w procesie certyfikacji, ma wpływ także to jak oddziałuje on na samopoczucie i zdrowie użytkowników, wspiera ich produktywność czy kreatywność, oraz jak wpisuje się w szerszy kontekst urbanistyczny i społeczny okolicy.

"Efektywne i zrównoważone budynki w dużej mierze wspierają realizację celów ESG najemców, zarówno w obszarze środowiskowym, jak i społecznym. Dlatego właściciele i zarządcy, oprócz starań w zakresie osiągania swoich strategicznych celów korporacyjnych, dbają także o wymagania firm korzystających z powierzchni w budynku. Dobrą współpracę ułatwia tu m.in. wykorzystanie technologii wspierających zbieranie, udostępnianie i analizę danych, przyjęcie zielonych umów najmu, czy też modernizacje. Efektywność energetyczna, systemy oszczędzania wody i inne tego typu rozwiązania pozwalają także na optymalizację kosztów operacyjnych dla wszystkich zainteresowanych" wyjaśnia Katarzyna Lipka, Dyrektorka Działu Doradztwa Strategicznego i ESG w Cushman & Wakefield.

Optymalizacja budżetów

Rosnące koszty materiałów i robocizny wzmagają potrzebę firm do optymalizacji. Istnieją obszary, w których można zmniejszyć wydatki, nie tracąc znacząco na jakości, ani funkcjonalności. Przykłady to wybór alternatywnych, równie efektywnych materiałów wykończeniowych oraz przemyślane zarządzanie zasobami podczas realizacji projektu. Niemniej oszczędzanie nie jest wskazane w przypadku technologii energooszczędnych, wysokiej jakości materiałów o zwiększonej trwałości oraz rozwiązań zapewniających długoterminowy komfort użytkownikom. Inwestycje w te obszary przynoszą korzyści nie tylko teraz, ale również zapewniają oszczędności i efektywność w dłuższej perspektywie czasowej.

"W kontekście racjonalnego zarządzania kosztami obserwujemy wyraźny wzrost zapotrzebowania na wysokiej jakości przestrzenie, przy czym najemcy częściej decydują się na mniejszą powierzchnię najmu. Spodziewamy się, że ten trend przełoży się także na zwiększony popyt na usługi doświadczonych w realizacji projektów fit-out firm, których projekty charakteryzuje jakość. W Cushman & Wakefield realizujemy działania z zakresu Workplace, project managmentu oraz design & build, a synergia pracy zespołów i ich doświadczenie pozwala na dostosowanie budżetu projektowego do możliwości finansowych klienta" komentuje Andrew Frizell.

Podejście do optymalizacji budżetów fit-out powinno być strategiczne, uwzględniając zarówno bieżące oszczędności, jak i korzyści przyszłych inwestycji. W ten sposób można zapewnić, że wydatki na fit-out są jak najbardziej efektywne i przyczyniają się do stworzenia trwałych, wysokiej jakości i funkcjonalnych przestrzeni, zgodnych z oczekiwaniami użytkowników oraz celami inwestycyjnymi projektu.